De ultimate guide voor online intervisie

Voor vraagstukken op het snijvlak van persoonlijk en professioneel. Help je collega's balans te vinden en scherp te blijven in het werk.

Direct naar de gids
 

De voordelen van intervisie

Er is in één klap veel veranderd in hoe we werken, in hoe we (samen)wonen, en in hoe we communiceren. We spreken al wel van “het nieuwe normaal”, maar zo normaal voelt het helemaal nog niet. Veel mensen worstelen nog steeds met nieuwe beperkingen, en het opnieuw aanbrengen van structuur. Met nieuwe onzekerheden, en nieuwe manieren van met elkaar omgaan. Of met werk en privé die meer dan ooit in elkaar overlopen, en de frictie die dat op kan leveren.

Met als gevolg vaak meer stress, meer onzekerheid, minder motivatie, en minder werkplezier. En terwijl je dan normaal even langsloopt en incheckt bij een collega, waarbij je even je verhaal kwijt kunt, om bevestiging of advies kunt vragen, voelt dat nu ineens toch als een drempel. Als minder toegankelijk en minder informeel.

Elkaar helpen met vraagstukken op het snijvlak van persoonlijk en professioneel is in deze tijd dus nog urgenter en nog belangrijker dan normaal. Om in balans te blijven, om gemotiveerd te blijven, en om jezelf als professional scherp te houden. Intervisie is een prachtige manier om aan die behoefte vorm te geven.

Daarom hebben wij, voor iedereen die er met collega's mee aan de slag wil, de ultimate guide voor online intervisie geschreven. Op basis van onze ervaringen met onze eigen klanten. Je zal daarin dezelfde visie teruglezen die wij hebben op de (verander)projecten die we doen: "creative control".

Intervisie vraagt namelijk om ruimte waarin iets nieuws kan ontstaan (perspectieven en gedrag op het snijvlak van persoonlijk en professioneel), maar ook om voorbereiding, structuur, en sturing op waardevolle en blijvende resultaten.

Deel vooral je eigen ervaringen met ons, dan maken we hier een levend document van (uiteraard krijg je dan een eervolle vermelding). Here we go!

Image Image

Heb je behoefte aan professionele begeleiding van online intervisie? Neem vrijblijvend contact op.

[contact-form-7 id="2371" title="Bedrijf_lead"]

Wat is intervisie?

Intervisie is een georganiseerd gesprek tussen (vaak) collega's, over vraagstukken op het snijvlak van "persoonlijk" en "professioneel". Dat wil zeggen: als mens neem je allerlei persoonlijke ervaringen, patronen en perspectieven mee naar je werk, die bepalen hoe je interpreteert en reageert in de professionele context. Op dat snijvlak ontstaan soms situaties die je, omgekeerd, als mens én als professional uit balans kunnen brengen.

Bijvoorbeeld: "ik wordt op een project gezet waar ik helemaal niet klaar voor ben. Toen mijn manager het vroeg heb ik natuurlijk ja gezegd. Ik wist niet zo goed of ik het kan maken om daar moeilijk over te doen? Alle zeilen moeten bij nu en ik ben nieuw dus ik moet gewoon de mouwen opstropen en snel leren... Maar het zit me toch niet goed." (Klik hier voor veelbesproken topics in coronatijd).

Tijdens een intervisie breng je een zo'n situatie in, en krijg je tips en adviezen van je collega's (en in ons geval, ook van de begeleider) waarmee je zo'n situatie de volgende keer beter aan kunt pakken. Dat kan gaan om hele praktische tips, maar ook over bevestiging ("je bent niet de enige"), inzichten in je eigen gedrag en aannames, en nieuwe perspectieven om naar de situatie te kijken.

Vaak is er tijdens een intervisie tijd voor één of twee casussen, waarbij je voorrang geeft aan de casus met de hoogste prioriteit voor de inbrenger óf (als er geen hoge nood is) de casus waarin de meeste deelnemers zich herkennen. 

Een intervisie staat meestal niet op zichzelf, maar is een terugkerende meeting (bijvoorbeeld één keer per maand) met een vaste groep collega's. Zo krijgt iedereen evenveel kans om casuïstiek in te brengen én creëer je een sfeer waarin ook makkelijk over dit soort onderwerpen gepraat kan worden. 

Intervisies worden altijd gestructureerd (d.m.v. een werkvorm) en begeleidt. Dat kun je door een externe professional laten doen, of je kunt de rol van begeleider laten rouleren in je intervisiegroep.  

Het doel van intervisie is altijd om de deskundigheid van professionals- en de kwaliteit van hun werk te vergroten.

Topics in coronatijd

We merken dat er in coronatijd een grotere behoefte aan intervisie ontstaat bij onze klanten. Er worden dan ook vaak onderwerpen besproken die heel specifiek zijn voor deze context. Heb je wat voorbeelden nodig om je deelnemers op weg te helpen? Maak dan gebruik van deze lijst.

1. Starten in coronatijd

Er zijn mensen die vlak voor, of zelfs tijdens de coronacrisis met een nieuwe baan begonnen zijn. Dat kan best een gekke gewaarwording zijn. Je hebt minder gevoel bij je collega's, minder korte lijntjes en minder informeel contact. Dat is als mens vervelend, én kan ook echt afdoen aan je slagvaardigheid. Misschien ligt de opgave waarvoor je bent gestart ineens op z'n gat, of krijgt het enthousiasme waarmee je met je nieuwe baan begonnen bent een klap.

2. Collegiaal contact

Het sociale en informele contact op de werkvloer is een belangrijke motivator voor veel professionals. Dat valt nu voor een deel weg. Werkplezier kan daaronder lijden én relaties in het informele circuit binnen de organisatie zijn belangrijk om dingen voor elkaar te krijgen. 

3. Thuis en werk lopen door elkaar

Fysiek je werk verlaten en thuis aankomen is er voor veel mensen niet meer bij. Hun verschillende rollen (vader, projectmanager, collega, partner, sport-buddy) spelen zich nu allemaal op dezelfde plek af, vaak zonder duidelijke afbakening. Dat zet zowel je privé leven als je professionele kwaliteit onder druk.

4. Motivatie

Het is niet voor iedereen even makkelijk om zichzelf te blijven motiveren, zeker als doelen vervagen, projecten vertragen, contact vertroebelt, als je de hele dag op dezelfde plek zit en je geen idee hebt hoe lang dit nog gaat duren.

5. Productiviteit

In deze nieuwe werksetting is het weer opnieuw zoeken naar kaders voor productiviteit. Thuis voelt "even niet achter je scherm zitten" al snel als downtime, terwijl er op het werk normaal ook wel eens iemand een kwartier aan je bureau staat te kletsen. Met kinderen in huis moeten partners soms zorg en werk met elkaar afwisselen. Dat voelt gek, want dat kost je soms een halve werkdag. Kan dat dan wel? En wat wordt er op dit moment eigenlijk van je verwacht?

6. Onzekerheid over werk

Sommige publieke organisaties beginnen nu al na te denken over bezuinigingen, vooruitlopend op een recessie. Sommige commerciële organisaties moeten al mensen ontslaan en kunnen tijdelijke contracten niet verlengen. Dat levert een gespannen en angiste sfeer op, die ten koste gaat van werkplezier en productiviteit.

7. Hoe werken we samen

Dit lijkt een hele inhoudelijke aangelegenheid: afspraken maken over welke video app we gebruiken, waar we onze documenten online opslaan, welke projectmanagement tool we gebruiken, etc. Maar het gaat hier óók over persoonlijke beleving. Misschien ben je de enige in het team met kinderen en gaat de nieuwe werkstructuur voorbij aan jouw huidige realiteit? Misschien ben jij niet zo tech savy en voel je je ongemakkelijk bij al die online tools? Misschien sluipt er een cultuur binnen van 24 uur per dag bereikbaar (moeten?) zijn, nu alle communicatie via apps verloopt? Het kan helpen om daar eens op te reflecteren als team, en duidelijke afspraken te maken.

8. Keuzes van het management

Management en directies staan onder hoge druk op dit moment. Ze moeten vaak snelle en moeilijke beslissingen nemen en daar wordt niet altijd "handig" over gecommuniceerd. Dat is geen oordeel, want het kan tijdens een crisis gewoon niet altijd perfect en het zijn ook maar mensen. Maar het heeft wel invloed op hoe medewerkers hun werk ervaren, op het vertrouwen, op het gevoel van leiding en rugdekking, etc. 

Methoden

Een goede structuur bestaat wat ons betreft altijd uit drie elementen. (1) Het probleem van de inbrenger beter te begrijpen, (2) waardevolle reflecties en adviezen genereren, en (3) een debriefing waarin zowel de inbrenger als de deelnemers kunnen delen hoe ze het vonden en wat ze uit de intervisie hebben gehaald.

Er zijn veel methoden en werkvormen speciaal voor intervisie ontwikkeld. Sommigen werken online beter dan anderen. We zetten de werkvormen voor je op een rij die wij goed vinden werken via een video call. 

1. De incidentmethode

Deze "klassieke" intervisiemethode vinden wij het meest toegankelijk. Voor deelnemers die voor het eerst een intervisie doen is het een vrij "veilige" methode en begeleiders die voor het eerst online werken hoeven er niet heel tech savy voor te zijn. 

Maar deze structuur heeft meer voordelen. Hij dwingt deelnemers om individueel na te denken over hun perspectief op het probleem van de inbrenger, en over reflecties, tips, en adviezen. Je zorgt dus voor een diversiteit aan invalshoeken, die soms de kans niet krijgt in een groepsgesprek. Ook dwing je de inbrenger om naar alle invalshoeken te luisteren alvorens te reageren.  Adviezen beter kunnen daardoor beter landen, omdat ze niet direct van een mening en een reactie voorzien hoeven te worden. 

2. Troika Consulting

Eén van de Liberating Structures die nog het meest weg heeft van de bekende intervisietechniek "roddelen". Het voordeel van deze techniek is dat de inbrenger écht een spiegel kan worden voorgehouden. Let op: gebruik deze structuur als de sfeer veilig genoeg is, als de deelnemers elkaar kennen en als ze bekend zijn met intervisie of soortgelijke gespreksvoering. Ook is het hiervoor aan te raden om met kleine groepen te werken, dus wellicht is het nodig om de groep op te splitsen in breakout rooms (daarover later meer).


3. Video Fishbowl

Deze methode werkt goed voor wat grotere groepen in plenaire videosessies. Deel een groep van 10 deelnemers bijvoorbeeld als volgt in: 1 inbrenger, 3 vragers (binnencirkel) en 7 observanten (buitencirkel).

De rol van de vragers is om de situatie van de inbrenger nog scherper te krijgen en op zoek te gaan naar potentiële achterliggende oorzaken. Alleen door open vragen te stellen. Zij houden zich niet bezig met een oplossing.

De rol van de observanten is om te luisteren, en daarna individueel een mening te vormen over een probleemdefinitie (wat is het belangrijkste probleem en de belangrijkste oorzaak?) én individueel met oplossingen te komen.

Een voordeel van deze methode is dat je ook met grote groepen iedereen betrokken kunt houden. Online "op je beurt wachten" duurt namelijk veel langer voor je gevoel dan in een fysieke setting, en mensen hun spanningsboog is korter. 

Een ander voordeel, is dat je het verhelderen van de vraag en het verzinnen van oplossingen uit elkaar trekt. Dat zijn twee cognitieve processen die elkaar in de weg zitten als je ze "tegelijk" probeert te doen en dat is precies wat er vaak gebeurt. Mensen stellen dan bijvoorbeeld geen vragen meer omdat ze nieuwsgierig zijn, maar omdat ze al een oplossing in gedachten hebben waar ze naar toe willen werken. 

Zorg voor een kleine groep vragers, om het overzichtelijk te houden en diepgang te kunnen warborgen. Met een grote groep observanten zorg je voor een grote diversiteit aan invalshoeken en  oplossingen. 

4. 9 times why + 15% solutions

Een combinatie van twee Liberating Structures. Met 9 times why dwing je deelnemers om diep te graven in het probleem van de inbrenger en om open vragen te stellen. 

Door daar 15% solutions achteraan te plakken, blijf je met je oplossingen binnen de cirkel van invloed van de inbrenger en houd je ze lekker praktisch. 

Deel deze gids

Online tools

Voor een intervisie in fysieke setting heb je meestal niet eens zoveel nodig. Soms gebruiken wij zelfs helemaal geen extra materiaal, zoals PowerPoint, of een flipover. Maar dat het nu online moet, zien wij wel als een kans om na te denken over tools waarme we onze intervisies zelf nog beter kunnen maken dan normaal.

1. Video apps

De meest logische categorie om mee te beginnen, en inmiddels voor de meeste mensen waarschijnlijk al gesneden koek. Kort samengevat: wij kiezen voor Zoom, onder andere omdat we dan makkelijk met subgroepjes (breakout rooms) kunnen werken en dus ook intervisievormen voor grotere groepen kunnen begeleiden. Om diezelfde reden zou je voor Google Meet kunnen kiezen. Wil je alleen plenair werken, dan is Microsoft Teams ook een prima optie. 

Zorg dat je weet waarom je welk programma kiest om mee te werken, en dat je een betaald account hebt. Of dat je in ieder geval weet aan welke restricties je anders gebonden bent en welke functionaliteiten er missen. Met een gratis Zoom account kun je bijvoorbeeld maar 40 minuten videobellen.

2. Whiteboard apps

Zelf gebruiken we nog wel eens een flipover als we intervisie begeleiden, om bepaalde (analyse)modellen te tekenen. Denk aan: cirkel van invloed, niveau's van luisteren, de Roos van Leary, een keuzemodel, etc. 

Als we van te voren de casuïstiek niet hebben geïnventariseerd, gebruiken we daar nu de whiteboard functie van Zoom voor. Als je video app zo'n functie heeft, gebruik die dan. Anders kun je denken aan een online whiteboard zoals Miro of Mural.

Als we van te voren wél weten welke casuïstiek er komt, gebruiken sowieso Miro. Je kunt daar je modellen al klaarzetten als template, zodat je de deelnemers er direct in kunt laten plotten (of dat doe je zelf voor hen). Op die manier kun je aan het einde van de sessie gelijk hun oogst voor ze opslaan in een PDF.

3. Journal

Het is aan te raden voor deelnemers en inbrengers om de tips en adviezen van hun collega's op te schrijven. Grappig genoeg werkt, wat ons betreft, een fysiek notitieboek daarvoor nog steeds het beste.

Persoonlijk Ontwikkelplan Training

De eerste keer

Is het de eerste keer dat jij met deze groep werkt? Of dat de groep met elkaar werkt? Of is het zelfs de eerste keer dat de groep een intervisie doet? Dan kunnen deze tips je helpen.

1. Leg het van tevoren uit

Stuur je deelnemers van tevoren een mail (of een filmpje) waarin je uitlegt wat intervisie is. Als iemand het nog nooit gedaan heeft, is het fijn om je mentaal voor te bereiden op het delen van persoonlijke verhalen. Online heb je wat minder tijd dan je soms in fysieke setting hebt, dus alle snelheid in “loskomen” die je van tevoren al kunt winnen is mooi meegenomen.

2. Adviseer deelnemers om zich af te zonderen

Door het soort onderwerpen dat wordt besproken tijdens intervisie, is het fijn voor de deelnemers als ze in een ruimte zitten waar ze niet gestoord en gehoord worden. Geen afleiding en vrijuit praten. Tip ze dit van tevoren, zodat ze niet tijdens je sessie nog moeten verplaatsen.

3. Vraag om van tevoren over casuïstiek na te denken

Meestal vragen wij pas tijdens de sessie aan deelnemers om hun casuïstiek te delen. Maar bij een eerste keer, of een eerste keer in een nieuwe groep, kunnen mensen zich overvallen voelen door die vraag. Geef daarom wat voorbeelden via je uitnodiging en vraag mensen om van tevoren al na te denken over een casus die ze eventueel zouden willen inbrengen. Ook hiermee win je tijd en houd je de flow in je online sessie.

4. Denk na over kennismaking

Voor het creëren van een veilige sfeer is het belangrijk dat deelnemers elkaar (en de begeleider) kennen en vertrouwen. Dat moet (een beetje gechargeerd) in een keer goed.

Houd er rekening mee dat een klassiek namenrondje, wat normaal al saai is, online nog veel saaier is voor de mensen die zitten te wachten.  

Denk dus goed na over manieren van kennismaken die online ook goed werken. Je kunt bijvoorbeeld spelen met het feit dat mensen in hun huis zijn, en zichzelf dus kunnen introduceren aan de hand van een persoonlijk bezit.

Je eigen voorbereiding

Intervisie vraagt altijd om een goede voorbereiding van de begeleider. Online is dat nog veel belangrijker. Het is moeilijker om contact te maken, je moet niet alleen de groep managen maar ook de techniek, en tijd verloopt online op de een of andere manier toch anders dan in een fysieke setting.

1. Kies een passende werkvorm en maak een draaiboek

Dit is natuurlijk een tip die zich niet beperkt tot online intervisies. Een goed draaiboek is altijd belangrijk, maar online is het nog veel belangrijker. We zeiden het al: tijd verloopt op magische wijze toch anders dan in een fysieke setting en een strak programma gaat je dus echt helpen.

2. Timebox op max. 2 uur

In de fysieke setting doen wij wel eens intervisies van 3, of zelfs 4 uur (uiteraard met pauzes). Daarbij kunnen we meerdere casussen behandelen, kunnen we verder de diepte in, en kunnen we bijvoorbeeld ook stukjes training verbinden aan een casus. Online is onze ervaring dat 2 uur een mooi maximum is om wél de diepgang op te zoeken, maar niet voorbij te gaan aan mensen hun energieniveau en concentratieboog. Stil zitten en naar een scherm staren blijkt toch vrij intensief te zijn.

3. Groepsgrootte op max. 6 mensen

Hierover verschillen de meningen, maar wij vinden 6 mensen een mooi aantal voor een online intervisiegroep. Ten eerste, omdat je dan ook terwijl je je scherm deelt nog steeds iedereen tegelijk kunt zien. Anders moet je naar gallery view schakelen, waardoor je je eigen PowerPoint weer niet ziet (als je die wil gebruiken)

Ten tweede, omdat “op je beurt wachten” achter een scherm langer en saaier aanvoelt voor deelnemers dan in een fysieke setting. Hoe meer mensen je in je groep hebt, hoe groter dus de kans dat er een paar hun concentratie verliezen.

Ten derde, ook weer omdat je minder tijd hebt dan normaal. Met een kleiner groepje kun je dan een gesprek nog eens wat langer laten lopen, en kun je nog eens afwijken van je structuur, als je aanvoelt dat dat nodig is. Met een grotere groep moet je nog strakker op de tijd en de structuur gaan zitten, waardoor mensen zich te veel afgekapt kunnen voelen.

4. Bedenk of je met breakout rooms wil werken

Een van de redenen dat wij Zoom zo graag gebruiken, is omdat het heel makkelijk is om met subgroepen te werken. Zo kun je dus toch met grotere intervisiegroepen (6+) aan de slag en kun je spelen met plenaire onderdelen en diepgang in kleinere groepen. Bedenk dit van te voren, want het beïnvloed de keuzes die je maakt in je programma.

5. Bedenk of, en hoe je met een co-host wil werken

Ook dit is een truc die wij eigenlijk alleen gebruiken bij grote groepen. Een co-host (medebegeleider) kan bijvoorbeeld één van de subgroepen begeleiden, de chat in de gaten houden, of technische ondersteuning verlenen aan deelnemers, zonder daarmee de flow uit je sessie (bijvoorbeeld een plenaire introductie) te halen.

Maak in dat gevlal ook samen het programma, bespreek goed wat ieders taak is, hoe je wil communiceren en loop samen (zeker als het je eerste keer is) de sessie ook technisch door.

Waar je zoal aan kunt denken? In breakout rooms kun je ook je scherm delen, maar je kan niet één scherm delen naar alle breakout rooms. Als je dus de werkvorm op een slide wil laten zien, zorg dan dat je co-host deze slide ook heeft.

En hoe gaan jullie contact houden met elkaar? Bijvoorbeeld voor als er in één van de breakout rooms veel meer, of veel minder tijd nodig is. Doe je dat via de chat? Oefen dan een keer, zodat je snel kunt schakelen naar een privé chat. Default zit je namelijk in de “iedereen” chat. Of gebruik je WhatsApp? Houd er dan rekening mee dat al je deelnemers ook zien dat jij op je telefoon zit, en zij weten niet waarom dat is (desinteresse?)

6. Neem technische acties mee in je draaiboek

Zeker als je nog moet wennen aan de software, is het slim om voor jezelf ook de technische acties mee te nemen in je draaiboek.

Is het bijvoorbeeld nodig om links naar deelnemers te sturen? Naar een Google Doc bijvoorbeeld, of een Miro board? Zet die links dan klaar in je draaiboek (en test ze van tevoren om te kijken of ze niet alleen privé toegankelijk zijn). Dan hoef je niet te zoeken, want dat haalt de flow uit je sessie.

Werk je met breakout rooms, en is daarbij een specifieke verdeling van deelnemers nodig (bijvoorbeeld: een goede mix van afdelingen)? Maak die verdeling dan van tevoren en zet de namenlijstjes in je draaiboek.

Heb je een specifieke functie voor de chat in een van je werkvormen? Zet die dan in je draaiboek (en zorg dat je weet waar de chatfunctie zit).

Oefen alle technische functionaliteiten die je wil gebruiken van tevoren (met je co-host, als je die hebt).

7. Denk na over je slideontwerp

Als je PowerPoint gebruikt, is het goed om er rekening mee te houden dat Zoom default een videostrip van de deelnemers aan de rechterkant van het scherm positioneert. Als je dus content aan de rechterkant van je slide neerzet, dan kan die wegvallen. Dat voelt misschien lelijk en asymetrisch aan, maar ziet er voor de deelnemers juist precies goed uit.

8. Stel van tevoren de restricties in

Je kunt deelnemers allerlei rechten geven en restricties opleggen. Wil je bijvoorbeeld met een wachtkamer werken (wat wij aanraden)? Wil je dat deelnemers ook hun scherm kunnen delen, of juist niet? Wil je dat deelnemers allerhande tropische stranden en maanlandschappen als hun achtergrond kunnen projecteren, of juist niet? Wil je dat deelnemers binnenkomen met hun microfoon automatisch op stil (wat wij bij grote groepen aanraden)? Dan moet je dat van te voren instellen.

Sommige instellingen kun je regelen door van te voren in het hoofdscherm van Zoom naar je sessie te gaan en op “edit” te klikken (zoals een wachtwoord, of wachtkamer instellen voor je sessie). Sommige instellingen kun je via de functiebalk in je Zoomsessie regelen (zoals rechten en restricties voor scherm delen). En sommige instellingen moet je via je admin panel regelen, door in te loggen op je account op zoom.us. Bekijk ze allemaal een keer, dan weet je wat er allemaal kan.

Deel deze gids

Een sessie managen

 

1. Gebruik een co-host voor grote groepen

We hebben het in de voorbereiding al aangestipt, maar we zeggen het hier nog een keer. Voor grotere groepen is het echt fijn om een medebegeleider te hebben. Die kan de chat in de gaten houden en vragen beantwoorden terwijl jij praat. Die kan met gallery view alle deelnemers tegelijk zien, terwijl jij met je PowerPoint bezig bent. Die kan subgroepen begeleiden. Noem het maar op. Heel prettig werken, in ieder geval.

2. Gebruik een waiting room

Wij vinden het prettig om een waiting room in te stellen en alle deelnemers tegelijk binnen te laten als we gaan beginnen. Dat heeft een aantal voordelen. 

Ten eerste: er zullen wat mensen vroeg komen, er zullen wat mensen te laat komen. Online is het, anders dan in het echt, moeilijker voor deelnemers om zich in een informeel gesprek te voegen dat al gaande is wanneer ze binnenkomen. Ook is het online moeilijker om de energie erin te houden met de groep, terwijl je nog aan het wachten bent op laatkomers.

Ten tweede: je kunt, als alle deelnemers die je verwacht aanwezig zijn in de waiting room, al de breakout rooms instellen zoals je ze wil hebben. Dan hoef je dat niet nog eens te doen terwijl je al begonnen bent (na je introductie), zodat iedereen op jou zit te wachten. Dat haalt de flow uit je sessie.

Ten derde: je hoeft hierdoor niet met een wachtwoord te werken. Een wachtwoord gebruik je omdat je geen ongenode gasten in je sessie wil (het zogeheten Zoom Bombing) maar een wachtwoord is weer een extra copy paste en dat is irritant voor je deelnemers. Met een wachtkamer kun je deelnemers die je niet kent eventueel gewoon weigeren.

3. Communiceer naar je waiting room

Je kunt trouwens wel communiceren naar de mensen in de wachtkamer. Als het dus wat langer duurt, kun je ze daar een bericht over sturen en misschien vast een vraag geven om over na te denken. Bijvoorbeeld: "bedenk vast wat je in de tussentijd gedaan hebt, met de adviezen van de vorige keer".

4. Mute bij binnenkomst

Wij zetten de microfoons van alle deelnemers automatisch op stil, zeker bij een grotere groep. Dat maakt het voor ons makkelijker om direct zelf de lead te pakken, een goede toon te zetten en snel te beginnen (dat geeft flow in je sessie).

Mocht je onverhoopt al begonnen zijn, en toch nog laatkomers verwachten, dan kunnen zij ook niet zo makkelijk je introductie verstoren met een “goeiemorgen allemaal, ho, hoe werkt dit, zien jullie mij?”

5. Zorg voor goeie regels

Bij een fysieke intervisie maak je sowieso al afspraken met elkaar, bijvoorbeeld over de vertrouwelijkheid. Bij een online intervisie komt daar nog een stukje technische hygiëne bij. Wat wij bijvoorbeeld van tevoren met deelnemers afspreken is:

Zet je notificaties uit. Dat wil zeggen: geen e-mail open op de achtergrond en leg je telefoon op z’n kop. Online is het nog makkelijker om afgeleid te raken en het is voor iemand die een persoonlijk verhaal vertelt niet fijn als die op de achtergrond bij andere deelnemers allemaal e-mails en appjes hoort binnenkomen.

In de basis: microfoon uit, video aan. Door standaard op mute te staan, vraagt het een handeling van deelnemers om iets te willen zeggen. Het is daardoor makkelijker voor deelnemers om zich bijvoorbeeld aan de werkvorm te houden, wanneer die erom vraagt even niet te reageren op elkaar. Daarnaast werkt allerlei achtergrondgeluid (zeker met grote groepen) contraproductief. Bij Zoom kun je tijdelijk unmuten door de spatiebalk ingedrukt te houden terwijl je praat.

In het plenaire deel, of in een grote groep: gebruik de chat voor vragen over het proces of de techniek. Dan hoef je de begeleider of de inbrenger niet te onderbreken (en haal je de flow niet uit de sessie). Je co-host kan vragen beantwoorden op de achtergrond, of jij pakt ze op een moment dat jij kiest even allemaal in een keer.

6. Gebruik thumbs up

Wij zijn gewend om tijdens een intervisie af en toe even in te checken bij de groep. Hoe zit het met de energie? Kunnen we door? Snapt iedereen de opdracht?

Online is het een grotere drempel om dan het woord te nemen, zeker als je microfoon op mute staat. Mensen kijken dan meer de kat uit de boom. Dat kan ongemakkelijke stiltes opleveren en die halen de flow uit je sessie.

Wat wél werkt, is om te vragen om een thumbs up (doe dat zelf ook even voor). Dat is makkelijk voor mensen en borgt de snelheid van je sessie. Zorg wel dat jij of je co-host dan iedereen kan zien (gallery view) en dat je ook ruimte geeft aan de mensen met een thumbs down.

7. Introduceer je functionaliteiten slim

Niet iedereen weet direct waar alle functionaliteiten van Zoom te vinden zijn. Gebruik dus slimme truc’s om die te introduceren, voordat je ze echt nodig hebt.

Een voorbeeld: stuur zelf een chatbericht naar de hele groep als je ze vraagt om iets in de chat te zetten. Zij krijgen dan een notificatie en de chatknop licht op in hun balk.

Of: de functiebalk van Zoom “verdwijnt” nog wel eens automatisch. Als je je muis beweegt naar de onderkant van het scherm of de bovenkant, dan wordt die zichtbaar. Vraag mensen dus (misschien in je introductie) om die muisbeweging een keer te maken, zodat ze weten waar de knoppen staan voordat ze die nodig hebben.

Of: vraag iedereen om even z’n stem te laten horen door de spatiebalk ingedrukt te houden en zo tijdelijk te unmuten.

8. geef mensen actief de beurt

In een fysieke setting ga je nog wel eens “het rijtje af”, bijvoorbeeld als deelnemers open vragen moeten stellen tijdens de incidentmethode. Online is de “het rijtje” (de volgorde in de videostrip) voor iedere deelnemer anders. Dat roept dus verwarring op.

Daarnaast reageren mensen online passiever op de uitnodiging “wie wil er wat zeggen?” dan in een fysieke setting. Vraag deelnemers dus gewoon bij naam om een bijdrage te leveren.

Dit geldt ook voor het verdelen van rollen. Als je bijvoorbeeld een Video Fishbowl doet, moet je niet in een groep van 12 deelnemers gaan vragen wie er misschien in de buitenring wil.  

9. Gebruik de chat voor tech

Tijdens je introductie kunnen er technische problemen spelen bij deelnemers. Zorg dat je co-host hen via de chat kan helpen, zodat ze de flow niet uit je sessie halen.

10. Gebruik de chat om casuïstiek te inventariseren

In een kleine groep is dit niet nodig, maar met een grotere groep kan het tijd besparen. Je ziet zo in één oogopslag of er overlap zit in behoeften en mensen zullen tijdens hun toelichting al minder uitweiden (of zelfs al een gesprek starten). Vraag door middel van handen opsteken of er mensen zijn die dringende urgentie voelen bij hun casus en dus de tijd graag willen claimen.

11. Vraag mensen om pen en papier bij de hand te hebben

Omdat je achter je computer zit, denk je daar minder snel aan. Terwijl het toch handig is om de tips en adviezen van je collega’s op te kunnen schrijven. Dat kan natuurlijk ook op je scherm zelf, maar daardoor kan Zoom naar de achtergrond verdwijnen en zie je collega’s dus niet meer. Daarbij werkt pen en papier voor dit soort dingen, gek genoeg, toch sneller en flexibeler.

12. Gebruik een online whiteboard om oogst te delen

Werk je met breakout rooms? Dan is het wel leuk om tips en adviezen ook tussen de groepen uit te wisselen. In dat geval zou je kunnen werken met een online whiteboard, zoals Miro, om de oogst op te plotten.

Doe dat alleen als je de techniek goed kent en zorg altijd dat je van tevoren al een template inricht op je whiteboard.

13. Heb- en vraag begrip en geduld

Online werken met groepen (en in groepen) heeft nu eenmaal wat meer voeten in de aarde dan in een fysieke setting. Heb geduld met deelnemers die lopen te stoeien met hun techniek of die niet direct op je reageren. En vraag ook geduld en begrip van je deelnemers, als je zelf nog niet zo savy met de techniek bent.

14. Sluit altijd plenair af

Ook als je met breakout rooms werkt, is het goed om samen af te sluiten. Deel kort over en weer welke casuïstiek er besproken is, vraag of er nog prangende vragen zijn en vraag iedereen om even op de chat te zetten met welk gevoel ze de intervisie afsluiten.

deel deze gids

Een traject managen

Een intervisie is meestal geen eenmalige gebeurtenis, maar een reeks bijeenkomsten met een vaste groep. Vandaar dat je, voor een goede begeleiding, ook verder kunt denken dan alleen die éne sessie. Online heb je daarvoor weer wat handige tools & tricks. 

1. Evalueer altijd

Gaandeweg leer je beter te herkennen wat er online wel en niet goed werkt. Zorg dat je je daar voor de volgende keer op aanpast. Schrijf bijvoorbeeld korte evaluaties (technisch, of qua methodiek) in je draaiboek.

2. Vraag je deelnemers om feedback

Bijvoorbeeld op de chat, via een poll (die kun je aanmaken via Zoom zelf) of via een Google Form die je achteraf (of via de chat) even nastuurt.

3. Begin waar je gebleven was

Als je met een vaste groep werkt, is het goed gebruik om een nieuwe sessie te beginnen bij de casuïstiek en adviezen waarmee de vorige geëndigd is. Wat heeft de inbrenger ermee gedaan? Heeft hij of zij daar nieuwe inzichten door opgedaan? En de andere deelnemers?

Gebruik daarvoor een PowerPoint slide (scherm delen) met een korte samenvatting van de vorige keer. Mensen moeten na een maand toch altijd weer even graven waar het ook al weer over ging de vorige keer. Of gebruik zelfs een Miro template, als je direct aanvullende inzichten wil toevoegen.

4. Werk met een persoonlijke snapshot

Voor intervisiegroepen waarmee we langere tijd werken, hebben wij een template ontwikkeld waarin deelnemers een soort "snapshot" maken van zichzelf. Daarin kunnen ze informatie bundelen over bijvoorbeeld hun ambities, hun kijk op werk, hun sterke en zwakke punten, hun kernwaarden, etc.

Dat helpt ons, en de deelnemers, om tijdens de intervisies makkelijk terug te kunnen pakken op wat basale persoonlijke uitgangspunten. Bijvoorbeeld: "staan jouw kernwaarden onder druk in deze situatie?" Het is voor de deelnemers ook makkelijk om iets bij te kunnen schrijven, als ze nieuwe inzichten over zichzelf opdoen tijdens de intervisie.  

Dat "canvas" kunnen we nu (bijvoorbeeld via Miro) makkelijk online aanbieden, bewaren en bijvullen.

 

Image Image

Heb je behoefte aan professionele begeleiding van online intervisie? Neem vrijblijvend contact op.

[contact-form-7 id="2371" title="Bedrijf_lead"]