In 4 stappen naar een betere digitale samenwerking met je team

In 4 stappen naar een betere digitale samenwerking met je team

Tools maken het mogelijk, maar hoe maak je de samenwerking ook productief en prettig? In deze gids helpen we jou en je team op weg naar een goede remote first samenwerking.

 

Wat is remote first?

Vóór de coronacrisis was samenwerking georganiseerd vanuit het idee dat iedereen in principe fysiek aanwezig is, waarbij uitzonderingen worden ondersteund en opgevangen. Als Joop op donderdag zijn thuiswerkdag had, dan zat een vergadering met Joop er op donderdag niet in. 

In de toekomst verwachten wij het tegenovergestelde: we gaan werken vanuit het idee dat iedereen in principe op afstand zit. Dat wil niet per se zeggen dát iedereen ook echt vanuit huis werkt, maar wel dat fysieke aanwezigheid geen voorwaarde meer is voor een goede voortgang van het werk. Dat noemen we "remote first".

Waarom is het belangrijk?

Op de korte termijn omdat we in veel gevallen wél op kantoor kunnen werken, maar niét met z’n allen tegelijk. Op langere termijn omdat veel mensen inmiddels ook de flexibiliteit en andere voordelen van samenwerken op afstand hebben ervaren. Digitaal op afstand samenwerken heeft, in bepaalde mate, een vaste plek veroverd in ons werk.

Hoe doe je dat goed?

De meeste organisaties zijn inmiddels wel bekend met de techniek en de online tools die samenwerken op afstand mogelijk maken. Maar dat leidt niet automatisch tot een goede, productieve en prettige samenwerking. Daarvoor moet je als team de valkuilen en kansen van remote first werken kennen, bespreken, elkaars behoeften begrijpen en goede afspraken maken.

Voor wie is deze gids?

Ben jij manager of professional binnen een zelfstandig team? Dan is deze gids voor jou. Je kunt deze gids op twee manieren gebruiken om je remote first samenwerking te verbeteren.

1. Ben je vooral benieuwd naar de meest voorkomende valkuilen en kansen van remote first werken, zodat je die in je team kunt bespreken? Ga dan direct naar hoofdstuk 3.

2. Wil je een gedegen proces doorlopen om alle valkuilen en kansen voor jouw team op tafel te krijgen en daar blijvende oplossingen op maat bij te bedenken? In deze gids laten we je stap voor stap zien hoe wij zo'n proces voor onze klanten begeleiden.

Image Image

Heb je behoefte aan professionele procesbegeleiding voor je team? Neem vrijblijvend contact op.

[contact-form-7 id="2371" title="Bedrijf_lead"]

Samenvatting

Wij begeleiden teams bij het verbeteren van hun remote first samenwerking in vier stappen. We zetten ze hieronder voor je op een rij. Wil je meer weten? Lees dan de hele gids, waarin we ook uitleggen hoe we per stap te werk gaan.

  1. Inventariseer met het hele team alle positieve en negatieve kanten van remote first werken. Denk ook na over mogelijke kansen en bedreigingen voor de productiviteit en de werksfeer. Een voorbeeld van een "bedreiging" die we veel terug horen bij onze klanten:

    "Informeel collegiaal contact valt deels weg. Daarmee verliezen we waarde op drie manieren. Ten eerste: korte interacties gedurende een werkweek zorgen ongemerkt voor veel (culturele) kennisoverdracht. Ten tweede vinden professionals veel bevestiging en steun bij collega's, al is het maar door even kort te sparren. Tot slot ontstaan er in het informele contact ook werkrelaties en netwerken die voor slagvaardigheid zorgen binnen een organisatie."

    Betrek het héle team bij deze inventarisatie, gebruik de ervaringen van de laatste tijd én meer van onze voorbeelden verderop in het stuk. 

  2. Maak een prioritering. Welke plus- en mipunten, kansen en bedreigingen, hebben de meeste impact op de productiviteit en de werksfeer van je team? Een voorbeeld van een team dat we begeleiden: 

    "Wij moeten op één divisie juist opschalen door corona. We krijgen dus een flink aantal nieuwe medewerkers die veel op afstand werken én de organisatie nog moeten leren kennen. Informeel contact organiseren is voor ons een prioriteit, omdat de impact op binding en slagvaardigheid anders echt te groot is."

  3. Maak goede afspraken over het minimaliseren van minpunten en bedreigingen, en het benutten van pluspunten en kansen. Maak daarbij ook gebruik van onze oplossingen verderop in het stuk. Oplossingen die we bij onze klant uit het vorige voorbeeld hebben geïmplementeerd:

    "Organiseer je onboarding online. Plan reguliere online "WIKI meetings" (What I Know Is...) waarin (nieuwe) collega's kunnen sparren en waarin werkinhoudelijke kennis gedeeld kan worden. Plan ook maandelijkse online intervisies, waarin medewerkers elkaar kunnen helpen met vragen op het snijvlak van persoonlijk en professioneel (onzekerheden, frustraties, etc.) Op die manier stimuleer je ook ontmoeting en daarmee het ontstaan van "korte lijnen" in je organisatie."
     
  4. Blijf monitoren en bijsturen. Of afspraken worden nageleefd en oplossingen echt werken voor jouw en je team, blijkt pas in de praktijk. Vergeet niet om geregeld samen te evalueren en afspraken te herzien als dat nodig is.

    Wij gebruiken hiervoor een OCAP (een "Out of Control Action Plan") uit het Lean gedachtengoed. Daarmee definieer je samen een aantal duidelijke signalen, waar iedereen op kan letten, die aanleiding zijn om aan de bel te trekken, te overleggen en afspraken eventueel bij te schaven. 

  5. Laat je ondersteunen. Deze gids is uitgebreid genoeg om zelf mee aan de slag te gaan. Toch kan het geen kwaad om eens na te denken over de toegevoegde waarde van externe ondersteuning op een traject als dit. Die extra toegevoegde waarde lichten we in het laatste hoofdstuk graag aan je toe.

Stap 1: SWOT-analyse

Een klassiekertje. Een beetje saai zelfs bijna, maar de SWOT-analyse leent zich uitstekend als framework voor dit gezamenlijke proces. Analyseer met het hele team, op basis van de ervaringen van de laatste tijd, welke strengths, weaknesses, opportunities en threats het remote first werken voor jullie team met zich meebrengt. Kijk verderop in deze gids naar onze voorbeelden, ter inspiratie!

Image

* Dus niet per se voor de business, of het primaire proces. Dat is ook belangrijk, maar een ander vraagstuk.

Lukt het niet om met het hele team fysiek bij elkaar te komen voor deze analyse? Dan is een goede remote first oplossing om een Miro board te gebruiken (i.c.m. een video call) en bovenstaand sjabloon alvast klaar te zetten. Alle deelnemers kunnen dan hun input leveren door post-it's in het juiste vak te plaatsen. Zorg voor een goede facilitator!

Deel deze gids

Stap 2: Prioriteren

 

Bepaal met elkaar de meest urgente inzichten om actie op te ondernemen. Er zijn veel verschillende manieren om dat te doen. Als wij teams in dit proces begeleiden doen we altijd een intake om te bepalen welke werkvormen er het beste passen bij de situatie. Denk daar dus zelf ook goed over na. We zetten twee mogelijkheden voor je op een rij:

  1. Geef iedereen 5 credits (bolletjes) en laat hen de post-it's scoren op het Miro board. Bespreek daarna met elkaar wat opvalt en maak op basis van dat gesprek een selectie. Zet die stickers vast klaar op het board, dat scheel je veel tijd.

  2. Maak een tweede matrix. Zet op de horizontale as de "kans dat het structureel voorkomt" en op de verticale as de "impact op het team als het voorkomt". Plot de post-it's in de juiste kwadranten. Hoge kans, hoge impact hebben de hoogste prioriteit. Lage kans, hoge impact zijn de moeite waard om te bespreken. Hoge kans, lage impact zijn luxe (voor als je tijd over hebt) en lage kans, lage impact kun je meestal negeren.

Stap 3: oplossingen (voorbeelden)

 

In dit hoofdstuk zetten we de top 3 meest voorkomende plus- en minpunten, kansen en bedreigingen van remote first werken op een rij. Dit zijn voorbeelden die we tegenkomen bij onze klanten en oplossingen die we hen helpen implementeren. Denk vooral goed na met elkaar wat er voor jullie team gaat werken en gebruik deze voorbeelden ter inspiratie. 

Top 3 strengths

Het gaat hier meestal om voordelen die we "erbij" hebben gekregen nu we remote first werken. Bedenk met je team hoe je deze strengths in de toekomst nog beter kunt benutten.

1. Meer flexibiliteit

Veel mensen realiseren zich nu dat remote first werken veel meer flexibiliteit met zich meebrengt. Bijvoorbeeld doordat ze meer asynchroon en locatieonafhankelijk zijn gaan samenwerken.

Benut dit voordeel door in je team te inventariseren welke behoeften aan flexibiliteit (thuiswerkdagen bijvoorbeeld) er toch al leefden, en hoe je die vanaf nu beter voor elkaar kunt faciliteren.

2. Minder reistijd

We houden ineens meer tijd over voor ons gezin, hobbies of om rustig de werkdag af te sluiten, nu we niet meer 3 uur per dag in de file staan. Daar hebben we nog niemand over horen klagen.

Benut dit voordeel bijvoorbeeld door af te spreken dat iedereen minimaal één file kan overslaan per dag, door de eerste óf de tweede helft van de dag thuis te werken. De wisseling van de wacht is tijdens de lunch, zodat er toch voldoende informele ontmoeting blijft.

3. Diepere focus

Het zelfde fenomeen hoor je terug van mensen die tijdens een grote vakantie als een van de weinigen op kantoor werken. "Eindelijk kom je eens toe aan..." Zonder al die collega's die aan je bureau komen staan, of aan het bureau van je buurman, zijn mensen veel productiever op taken die om diepe concentratie vragen. 

Benut dit voordeel door de werkzaamheden die om diepe concentratie vragen zo te plannen dat je ze thuis (of op een andere plek waar weinig afleiding is) kunt doen. 

Top 3 weaknesses

Nadelen gaan vaak over zaken die we "verliezen" ten opzichte van de oude situatie, nu we remote first werken. Bespreek met elkaar wat de consequenties van die verliezen zijn, en hoe je ze op kunt vangen.  

1. Een wildgroei aan tools zorgt voor minder overzicht

Sommige teams verliezen het overzicht, doordat nooit echt goede afspraken zijn gemaakt over welke kanalen er waarvoor gebruikt worden. Een Slack channel, en Whatsapp groep, Teams, maar ook FaceTime, je ziet door de bomen het bos niet meer.

Minimaliseer dit nadeel door met elkaar af te spreken welke tools en kanalen je gebruikt voor (1) communiceren (Slack, Whatsapp, chat, e-mail, etc.)  (2) voor meetings (Zoom, Teams, Google Meet, etc.) en (3) voor online samenwerken aan projectmanagement, documenten en brainstorms (Trello, Asana, Google Docs, One Drive, Miro, Mural, etc.)

Maak zo veel mogelijk gebruik van de tools die je al in één pakket hebt zitten. Ga bijvoorbeeld niet met Zoom werken als je al Microsoft 365 (met Teams) hebt, tenzij je daar echt een goede reden voor hebt (zoals het ontbreken van breakout rooms in Teams).

Bespreek ook vooral wanneer je welk kanaal gebruikt en zorg voor etiquette (bijvoorbeeld: een apart chat kanaal voor onzin).

2. Flexibiliteit zorgt voor minder structuur in de werkdag

Waar flexibiliteit enerzijds als voordeel wordt ervaren, vinden sommigen het wegvallen van structuur juist lastig. De vanzelfsprekendheid van 9 tot 5 wordt ineens vloeibaar, waardoor sommige mensen het bijvoorbeeld lastiger vinden om op te starten, of juist af te schakelen. Je draagt je collega's en je werk nu altijd digitaal bij je, waardoor sommigen het lastig vinden om hun grenzen te bewaken wat betreft bereikbaarheid.

Minimaliseer dit nadeel door een dagritme af te spreken met je team. Dat hoeft helemaal niet van uur tot uur, maar begin bijvoorbeeld altijd met een dagstart op een vaste tijd. Dan weet je zeker dat iedereen op tijd z'n bed uitkomt en gemotiveerd aan de dag kan beginnen. Zorg voor meetings op gezette tijden. Maak goede afspraken over bereikbaarheid, en verwachtingen daaromtrent. 

3. Samen brainstormen valt weg

Veel teams hebben de basis wel op orde. Communicatie- en samenwerkingskanalen zijn ingericht, en misschien is zelfs het planbord waar ze eerder mee werkten wel vervangen door een Trello board. Toch zijn al die digitale meetings vaak heel "gericht" en er is weinig tijd voor creatieve kruisbestuiving. Hierdoor stagneert vernieuwing en verzwakt het probleemoplossend vermogen van een team.

Minimaliseer dit nadeel door consistent juist creatieve sessies in te plannen. Bijvoorbeeld elke twee maanden. Ondersteun die sessies met een gezamenlijk Miro board waar in de tussentijd doorlopend ideeën op gepost kunnen worden. Wij hebben voor één klant een template van de 8 "verspillingen" van Lean op een Miro board gezet, zodat collega's telkens als ze zo'n verspilling signaleren in het werk daar een post-it op kunnen plakken. Elke twee maanden is er ruimte om die verspillingen met creatieve ideeën uit hun processen weg te halen.

Top 3 opportunities

Het feit dat we de afgelopen maanden noodgedwongen hebben kunnen wennen aan remote first werken, brengt ook voor de lange termijn mooie kansen met zich mee voor de productiviteit en werksfeer in teams. 

1. Efficiëntere vergadercultuur

We horen veel terug dat Zoom- of Teams vergaderingen, als ze technisch soepel lopen, veel efficiënter gaan dan "normale" vergaderingen. Mensen hebben minder snel de neiging om toch nog even hun zegje te doen, terwijl het inhoudelijk niks meer toevoegt. Vergaderingen worden vaak ook beter voorgezeten, omdat online vraagt om een iets strakkere structuur en iedereen heeft zich in korte tijd heel bewust de online vergader-etiquette eigen gemaakt. Dit biedt een kans om aan een efficiëntere vergadercultuur te werken voor de lange termijn.

Benut deze kans door (a) teamleden die dat leuk vinden te trainen in het voorzitten van online vergaderingen en (b) sowieso een norm te maken van vergader-etiquette. Het is eigenlijk bijzonder hoe weinig we daar vóór corona mee bezig waren en met hoeveel verloren uren op jaarbasis als gevolg. 

2. Doorpakken op digitaal vlak

Doordat mensen meer gewend zijn geraakt aan het werken met verschillende digitale tools, gaat de adaptatie van nieuwe digitale tools ook sneller. Mensen worden meer tech savvy en pakken het digitaal werken sneller op.

Benut deze kans door te inventariseren welke activiteiten er eigenlijk nog méér "makkelijker" zouden gaan als je ze digitaal zou doen. Welke functionaliteiten zitten er bijvoorbeeld in je pakket (denk aan Microsoft 365) die tot nu toe onbenut bleven? En welke daarvan zijn misschien toch wel handig? Mensen zijn er nu, meer dan voorheen, klaar voor. 

3. Huisvesting wordt minder belangrijk

Dit is er wellicht één die niet voor ieder team binnen de eigen cirkel van invloed ligt, maar veel organisaties zullen hun huisvesting kunnen afschalen. 

Benut deze kans door een businesscase te maken voor je remote first plannen. Wat gaat dat schelen in huisvestingskosten (en reiskosten, etc.) en waar zou je dat geld dan wél aan kunnen besteden?

Top 3 threats

Remote first werken brengt ook een aantal bedreigingen met zich mee voor de lange termijn, als er niet goed wordt nagedacht over inrichting, afspraken en sturing.

1. Minder collegiaal contact door het wegvallen van "de wandelgang"

Korte interacties gedurende een werkweek zorgen ongemerkt toch voor best veel (culturele) kennisoverdracht. Ook vinden professionals veel bevestiging en steun bij collega's, al is het maar door even kort te sparren. Tot slot ontstaan er in het informele contact ook werkrelaties en netwerken die voor slagvaardigheid zorgen binnen een organisatie. Te veel werken in isolatie kan zorgen voor kennisgaten, minder binding met het team en de organisatie en verwachtingen die niet goed meer op elkaar aansluiten.  

Minimaliseer deze bedreiging bijvoorbeeld door consistent "WIKI meetings" (What I Know Is...) te organiseren waarin collega's kunnen sparren en waarin werkinhoudelijke kennis gedeeld kan worden. Plan maandelijkse intervisies (en train je mensen daarin), waarin medewerkers elkaar kunnen helpen met vragen op het snijvlak van persoonlijk en professioneel (onzekerheden, frustraties, etc.) Op die manier stimuleer je ook het ontstaan van "korte lijnen" in je organisatie.

2. De "digital divide"

Remote first is tijdelijk noodzaak, maar werkt niet voor iedereen direct heel fijn. De één pakt het digitaal werken makkelijker en sneller op dan de ander. Dat kan leiden tot frustratie en ook veel onzekerheid bij de "achterblijvers".

Minimaliseer deze bedreiging simpelweg door het bespreekbaar te maken en uit het oordeel te blijven. Help elkaar, wees geduldig en zorg als het nodig is voor goede training. Het belangrijkste is dat mensen zich niet opgejaagd voelen of bang zijn om te falen. Daardoor groeit de weerstand tegen techniek en stagneert het leerproces. Weerstand tegen techniek is vaak (niet altijd) een schild dat mensen ter zelfbescherming optrekken omdat ze onzeker zijn over het eigen kunnen.

Mensen leren veel sneller als ze steun en begrip ervaren van de mensen om hen heen, als ze het idee hebben dat ze mogen experimenteren, fouten mogen maken, en zich niet veroordeeld voelen. Pas desnoods het tempo (van digitalisering en leren) aan op dat van de mensen die er het meeste moeite mee hebben.  

3. Iedereen zit op een ander ritme

Meer flexibiliteit kan ook zorgen voor uiteenlopende werkritmes en meer isolatie kan ook voor minder transparantie en maakt het misschien lastiger om te sturen.

Minimaliseer deze bedreiging door een vast ritme af te spreken van belangrijkste bijeenkomsten, afstemmingsmomenten, etc. Bijvoorbeeld door te werken met scrum, waarbij je op vaste momenten samen een sprintplanning maakt, een daily standup doet, en terugkijkt in een sprint review en retrospective.

Wat controle betreft kun je gaan werken met resultaatafspraken. Zorg voor een duidelijke deadline en leg de verantwoordelijkheid bij mensen zelf om aan de bel te trekken als er iets niet lukt (en daarmee niet te wachten tot het te laat is). Hier zijn ook goede trainingen voor in te kopen.

Deel deze gids

Monitoren en bijsturen (OCAP)

 

Net als bij iedere verandering, is het te verwachten dat mensen op een gegeven moment weer terugvallen in oud gedrag en dat sommige afspraken misschien toch minder worden nageleefd. Soms is dat gewoon een geval van "old habits die hard", en soms is het vast ook gewoon terecht. Misschien heeft een oplossing toch niet het gewenste effect, of werkt het niet soepel. Maar dan moet je wel bijstellen, en het niet gewoon negeren. De oplossing werkt misschien niet, maar de reden dat je hem bedacht hebt is nog steeds legitiem!

Om teams hierbij te ondersteunen, maken we een OCAP met ze. Dat komt uit het Lean gedachtengoed en staat voor Out of Control Action Plan. Ofwel, wat doe je als het niet zo loopt als we hadden bedacht? We gebruiken het niet één op één zoals het in Lean gebruikt wordt, want teams zijn geen lopende banden, maar het principe is hetzelfde. 

Bij iedere oplossing moet goed duidelijk zijn waarom je die oplossing bedacht hebt. Het waarom is belangrijker dan de oplossing zelf. Op basis daarvan kun je per oplossingen ook signalen bedenken die merkbaar zullen zijn als de oplossing niet (meer) werkt of afspraken niet worden nageleefd. Het signaal is dan niet: de afspraak wordt niet meer nageleefd, maar bijvoorbeeld: "de werkdruk neemt weer toe".

Geef mensen de verantwoordelijkheid om aan de bel te trekken zodra ze zo'n signaal oppikken. Maak er desnoods een vast onderdeel van in je dag- of weekstart. Bij het herkennen van een signaal volg je onderstaande beslisboom. Of maak er zelf een die beter bij je team past. Hoe concreter je je interventies kunt omschrijven per signaal, hoe beter.

De waarde van externe ondersteuning

 

Deze gids is uitgebreid genoeg om zelf mee aan de slag te gaan. Toch kan het geen kwaad om erover na te denken wat externe begeleiding voor je team kan toevoegen. Wat ons betreft zijn de drie belangrijkste redenen om een consultant in te huren:

1. We zien de bredere context

Als organisatie- en veranderkundige consultants zien wij een traject als dit in de bredere context van de organisatie. Hoe past het in het grotere plaatje? Hoe past het in de strategie van de organisatie? Wat gebeurt er als jouw team wel remote first gaat werken, maar andere teams niet? Wat voor invloed hebben de keuzes die je als team maakt op andere organisatieonderdelen? In welke volgorde kun je oplossingen het beste invoeren? Hoe kun je bepaalde oplossingen het beste invoeren? Dat soort vragen. Daarover adviseren we tijdens het proces.

2. We kennen al veel issues en oplossingen 

Omdat we dit werk doen voor een breed scala aan klanten, zien we heel veel verschillende problemen, kansen en oplossingen. Je hoeft als team niet per sé het wiel opnieuw uit te vinden, als je een goede consultant aan boord hebt die je kan helpen met bestaande oplossingen. 

Daarnaast houd een traject als dit niet op nadat je met je team een paar goede afspraken hebt gemaakt. Je hebt ook nog iemand nodig die stuurt op de implementatie, de borging en het bijschaven van de afspraken en oplossingen (hands-on, of bijvoorbeeld door maandelijkse coaching voor een half jaar lang).

3. Goede procesbegeleiding is meer dan alleen een werkvormpje afdraaien 

Het begint al met de voorbereiding: welke methoden en technieken passen er het beste bij dit team in deze situatie? Verder wil je het liefst dat de teamleden zich niet tegelijk met de inhoud én het proces hoeven bezig te houden.

Een onafhankelijke externe zorgt er ook voor dat bestaande invloeds- en groepsdynamiek in een team geen belemmering vormt voor oplossingen die voor iedereen werken. Een goede procesbegeleider tijdens een traject als dit niet alleen op het programma, maar hij legt ook de onderstroom bloot, helpt deelnemers tot de kern te komen, en tot duidelijke nieuwe perspectieven.

Omdat een consultant ook bredere organisatie- en veranderkundige kennis heeft, houdt hij tijdens een teamsessie ook steevast de organisatiecontext én het vervolg op de sessie(haalbaarheid, uitvoerbaarheid, risico's, etc.) in de gaten.

Image Image

Heb je behoefte aan professionele procesbegeleiding voor je team? Neem vrijblijvend contact op.

[contact-form-7 id="2371" title="Bedrijf_lead"]